Contrairement à ce que bon nombre de gens peuvent penser, l’assistanat administratif est un poste très motivant. Le problème réside sur le fait que certaines entreprises ne valorisent pas les personnes travaillant dans ce poste or qu’elles ont aussi des responsabilités à assumer pour faire avancer l’entreprise. Pour cela donc, sachez choisir l’entreprise à intégrer pour vous donner l’opportunité de vous spécialiser dans ce métier. Voici les qualités que vous devez avoir pour être un bon assistant administratif.
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En quoi consiste le métier d’assistant administratif ?
Un assistant administratif, comme tous les autres salariés, est une personne importante pour une société. Elle a aussi sa contribution dans le développement de celle-ci et pour cela donc occupe un rôle très important.
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Pour ceux qui ne le savent pas, notez que le travail d’un assistant administratif consiste à alléger les travaux donnés à chaque membre de l’équipe de direction administrative. Sans lui donc, tout peut chambouler. C’est pour cette raison que les recruteurs sont assez exigeants dans leur processus de recrutement pour trouver la perle rare à occuper ce poste.
En effet, les principales tâches d’un assistant administratif sont les suivantes :
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- Répondre et faire des appels téléphoniques pour organiser le planning de chaque membre et pour répondre aux demandes des clients ;
- Maintenir des listes de contacts ;
- Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous avec les partenaires de la société ;
- Répondre aux questions de chaque employé ;
- Élaborer le processus de recrutement ;
- Produire et distribuer des notes de service, des lettres, des télécopies et des formulaires ;
- Commander des fournitures et des équipements nécessaires pour le fonctionnement de chaque activité de la société ;
- Préparer des rapports réguliers ;
- Et développer et maintenir un système de classement.
Bref, il faudra une personne digne de confiance mais surtout une personne qui soit capable de résister aux pressions pour assurer toutes ces tâches. Avant de postuler donc, veuillez vous assurer que vous pourrez assumer toutes ces responsabilités. Vous voyez de ce fait que le métier d’un assistant administratif n’est pas facile comme on le pense souvent.
Ce que vous devez vous mettre en tête, c’est que votre recruteur peut déjà mesurer cela à travers les informations que vous introduisez dans votre CV. Vous pouvez prendre exemple sur des modèles de CV assistant administratif en ligne. L’essentiel est de rester simple et clair. C’est aussi l’une des qualités recherchées dans ce poste.
Veuillez également attribuer une bonne mise en page pour votre CV pour ne pas ennuyer votre recruteur. Envoyer un CV qui a un aspect visuel hautement qualifié, c’est montrer que vous pouvez vous occuper de tâches beaucoup plus importantes.
Les compétences fondamentales d’un assistant administratif
Comme mentionné plus haut, les tâches d’un assistant administratif ne sont pas aussi simples que cela ne paraît. Au contraire, s’il néglige son travail, toute l’entreprise en subira les conséquences. Pour pouvoir convaincre votre recruteur que vous possédez toutes les qualités pour devenir un bon assistant administratif, vous devez toutes les citer.
En effet, les compétences fondamentales que devra avoir un assistant administratif sont :
- Une maîtrise des outils informatiques ;
- Un esprit de synthèse et sens d’organisation ;
- Un sens relationnel aigu ;
- Une bonne gestion des achats et un contrôle de l’inventaire ;
- De l’autonomie et de la capacité à travailler en équipe ;
- Une aisance téléphonique ;
- De fortes compétences rédactionnelles et administratives ;
- Un sens du détail ;
- Etc.
Aucune de ces compétences n’est négligeable. Donc, s’il vous en manque, essayez d’abord de les avoir avant de postuler pour devenir assistant administratif. Bref, ces compétences sont obligatoires où que vous désirez postuler.
Comment présenter ces compétences dans un CV d’assistant administratif ?
Pour pouvoir bien présenter ces compétences dans votre CV d’assistant administratif, vous devez respecter quelques règles. Ne mentionnez que 5 à 10 compétences sur votre CV et si nécessaire laissez aussi une place à vos compétences techniques et générales si vous en avez. Ces dernières peuvent servir dans votre nouveau poste d’assistant administratif.
L’idéal est d’utiliser des puces de logiciels qui permettront également à votre recruteur de ne pas se perdre. Sur ce, citez vos compétences de manière antichronologique, c’est-à-dire de la plus récente à la plus ancienne et n’oubliez pas de mentionner les dates et les établissements où vous les avez acquis. Il se peut même que votre recruteur vous demande de préciser les références de vos anciens employeurs.
Les qualités personnelles et les réalisations requises
Outre vos compétences, vous devez aussi disposer des qualités personnelles en tant qu’assistant administratif. Citons la polyvalence pour s’occuper de différentes tâches à la fois, la rigueur, le dynamisme, la rapidité et la réactivité, la capacité à prioriser certaines tâches des autres, un esprit d’écoute, de l’ingéniosité pour faire face à tous les obstacles qui se présentent, de la prévoyance pour se prévenir de sérieux problème pour l’entreprise, l’éthique de travail, la déontologie, une adaptation aux outils et conditions de travail et plus précisément aux nouvelles technologies de la communication, un souci du détail, l’anticipation des besoins, et bien d’autres.
Sans ces qualités, vous pourrez ne pas pouvoir assumer vos tâches d’assistant administratif. Il se peut que lors du recrutement, votre recruteur vous fait passer un test écrit et/ou oral pour mesurer si vous avez ces qualités ou non. Mais n’attendez pas cela. Déjà dans votre CV, essayez d’en parler en apportant vos précédentes expériences et réalisations appuyées par des données chiffrées qui sont des preuves ultimes de votre réussite.
La mise en page idéal pour un CV d’assistant administratif
Pour ce qui est de la mise en page de votre CV d’assistant administratif, vous devez faire très attention car c’est de là que sera jugé votre souci du détail et votre méticulosité.
Utilisez également une police lisible et professionnelle comme le Times New Roman ou le Calibri pour ne pas ennuyer votre recruteur. Sur les couleurs, ne dépassez pas le nombre de 3 couleurs. Et si possible, optez pour des couleurs plus sombres ou standards comme le noir, le bleu marine, et le blanc.
Pour les titres et sous-titres, travaillez-les dans d’autres caractères. Ils doivent être en majuscule et/ou de taille plus grande pour être plus visible et donner un aspect visuel intéressant à votre CV.
Et pour finir, ne commettez pas de fautes d’orthographe dans la mesure du possible pour ne pas gâcher votre chance d’être lu et contacté. Sur ce, bonne chance à vous !
