La mise en place de dispositifs de géolocalisation des véhicules professionnels est devenue essentielle pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leur flotte. Cependant, cette utilisation soulève des questions importantes concernant la conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et le respect de la vie privée des salariés. Dans cet article, nous examinerons les meilleures pratiques pour garantir que ces systèmes respectent les droits des employés tout en répondant aux besoins de l’entreprise.
Les obligations de l’employeur en matière de géolocalisation
Lors de la mise en œuvre d’un système de géolocalisation véhicule, l’employeur doit respecter certains principes fondamentaux. Ces principes incluent l’identification claire des données collectées, l’accès limité aux personnes autorisées, la sécurité des données et la définition précise des finalités du traitement des données géolocalisation. La CNIL, en tant qu’autorité de régulation, veille à ce que ces règles soient respectées.
Informer et consulter les parties prenantes
Avant l’installation d’un dispositif de géolocalisation, il est nécessaire d’informer les salariés et, dans les entreprises de plus de 11 employés, de consulter le Comité Social et Économique (CSE). Cette consultation permet de discuter des finalités poursuivies par le système, des types de données collectées, de la durée de conservation des données, ainsi que des droits des salariés, notamment le droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Les finalités légitimes de la géolocalisation
La géolocalisation des véhicules professionnels doit être justifiée par des finalités légitimes et précises. Parmi celles-ci, on trouve l’optimisation de l’utilisation des véhicules, la sécurité des conducteurs, le suivi et la facturation des prestations de transport, ainsi que le respect des horaires de travail lorsque aucune autre méthode n’est possible.
Exemples de finalités acceptables
- Suivi et facturation de prestations de transport
- Sécurité du véhicule ou de son conducteur
- Meilleure allocation des ressources
- Contrôle du respect des horaires de travail
La protection de la vie privée des salariés
La vie privée des salariés est au cœur de la réglementation en matière de géolocalisation. Les systèmes ne doivent pas porter atteinte aux libertés individuelles des salariés et doivent permettre la désactivation de la géolocalisation en dehors des heures de travail.
Droits des salariés
Les salariés ont le droit d’accéder aux données collectées les concernant, de demander leur rectification et de s’opposer au traitement de leurs données pour des motifs légitimes. Les employeurs doivent être transparents sur la durée de conservation des données géolocalisation et ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire.
Garantir la conformité au RGPD
Pour que le système de géolocalisation soit conforme au RGPD, il est conseillé de réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (DPIA) et d’appliquer le principe de Privacy by Design. Ceci implique la documentation des décisions prises, la sécurisation des données collectées et la sensibilisation des employés à leurs droits.
Mise en place d’un système conforme
Les employeurs peuvent se tourner vers des solutions telles que celles proposées par SoFLEET ou Michelin Connected Fleet, qui offrent des services de gestion de flotte tout en respectant la législation en vigueur. Ces systèmes permettent de désactiver la géolocalisation pour se concentrer sur d’autres indicateurs, et garantissent une protection adéquate des données personnelles.
La mise en œuvre de dispositifs de géolocalisation des véhicules professionnels doit s’accompagner d’une attention particulière à la protection des données personnelles des salariés. En respectant le cadre légal, en informant et en consultant les employés, les entreprises peuvent tirer parti des avantages de la géolocalisation tout en garantissant le respect de la vie privée de leurs salariés.
