Moment phare de l’année pour bon nombre d’entreprises, la convention annuelle n’est pas un simple événement. C’est un concentré de stratégie, d’inspiration et de convivialité, où se dessinent les ambitions collectives.
La convention est un événement à part entière, avec ses formats et ses objectifs. Encore faut-il bien l’orchestrer. Et ça, ça peut être complexe quand on est pas spécialiste de l’organisation d’événements.
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C’est pourquoi on vous livre 7 conseils concrets pour passer maître dans l’art de la convention réussie.
Plan de l'article
C’est quoi une convention, concrètement ?
La convention annuelle est un type d’événement d’entreprise qui rassemble les collaborateurs (et potentiellement les partenaires) afin de faire le bilan, se projeter sur la nouvelle année et mobiliser les équipes. Elle dure généralement une journée (ou deux), et combine prises de parole, échanges, animations, moments festifs et parfois ateliers collaboratifs.
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La conférence est souvent centrée sur la transmission de savoirs ou d’idées à un public plus large et hétérogène, souvent externe. La convention, elle, est interne, collaborative, fédératrice. Elle cherche à renforcer la culture d’entreprise, à aligner les équipes et à créer du lien.
Mais à quoi ça ressemble une convention ? Une scène, un habillage aux couleurs de l’entreprise, des présentations dynamiques, des vidéos inspirantes, un cocktail ou un dîner, des animations participatives, des chiffres clés projetés, des sourires partagés.
Les 7 conseils pratiques pour organiser votre convention annuelle
Définissez les attentes et le programme
Avant de bloquer une date ou de réserver une salle, prenez le temps de définir ce que vous attendez vraiment de cette convention :
- Quels sujets doivent impérativement être abordés ?
- Quels messages doivent passer ?
- Quelles prises de parole sont stratégiques ?
Maintenant que vous avez identifié vos grands axes, vous pouvez commencer à bâtir un programme cohérent en prenant en compte des moments de concentration et d’autres de respiration. Cela vous évitera les conventions fourre-tout… et les messages dilués.
Choisissez un lieu adapté à vos besoins
Le lieu doit répondre à des critères logiques:
- Localisation et accessibilité (gare, aéroport),
- Capacité d’accueil,
- Equipements techniques disponibles,
- Confort des espaces annexes,
- Déjeuner, etc.
Mais s’il peut en plus offrir une touche d’originalité – comme une ancienne manufacture, un rooftop végétalisé ou une péniche aménagée – cela contribuera à créer une atmosphère unique. Le fond et la forme peuvent (et doivent) faire équipe.
Alternez les formats
On évite les bonnes vieilles présentations PowerPoint longues et monocorde. Et on vous rassure, il y a pleins d’autres possibilités : discours, interviews croisées, ateliers en petits groupes, quiz interactifs, vidéos, démonstrations live, fresques collaboratives…
L’alternance des formats dynamise l’attention, favorise la participation et permet de valoriser différents types de personnalités. Bref, ça vit, ça respire, et ça reste en mémoire.
Impliquez les collaborateurs en amont
Une convention ne se résume pas à un top-down descendant. C’est une formidable opportunité de faire participer les équipes.
- Demandez-leur leurs attentes via un sondage,
- Invitez-les à proposer des thèmes,
- Collectez des anecdotes ou des photos à valoriser le jour J.
Résultat le jour J: un contenu plus incarné, une ambiance plus engagée et une appropriation plus forte des messages.
Confiez l’organisation à des professionnels
Une convention annuelle, c’est beaucoup de paramètres à penser : régie technique, logistique, restauration, intervenants, signalétique, coordination générale… Pour éviter les imprévus et profiter le jour J, mieux vaut s’appuyer sur des professionnels.
Nous vous recommandons l’agence événementielle Carmin qui soulage les entreprises en organisant tous leurs événements sur-mesure, jusqu’au jour J. Ils s’adaptent à tout besoin grâce à leur grande plateforme de plus de 6000 lieux et prestataires événementiels. Ils ont notamment orchestré la convention d’Afflelou, ou encore plusieurs éditions pour la Société Générale, avec à chaque fois un souci du détail, de la cohérence et de l’impact.
Soignez le temps de convivialité
Le moment informel (déjeuner, cocktail ou soirée) n’est jamais « en plus », c’est même un moment clé. En effet, il favorise les échanges entre services, l’intégration des nouveaux, les discussions spontanées. Et permet surtout de se détendre physiquement et mentalment après avoir été assis et concentré pendant un certain moment.
Alors pensez à créer des zones chaleureuses, à proposer quelques animations détendues (musique live, borne photo, animation culinaire…).
Prolongez l’expérience après l’événement
La convention ne doit pas s’éteindre une fois les micros rangés. Capitalisez sur son contenu!
Montrez à vos collaborateurs qu’elle n’a servi à rien : un aftermovie bien monté, un support de synthèse visuel, quelques messages-clés diffusés en interne, un quiz post-événement, des retours d’expérience à chaud… Autant d’outils pour ancrer ce qui a été vécu et maintenir l’élan collectif.
