Le cahier des charges occupe une fonction importante qui ne saurait être négligée. Vous vous demandez ce que c’est en réalité et quel est son rôle ? À la suite de ce guide vous découvrirez ce qu’est la véritable définition d’un cahier des charges et dans quel genre de situation il est recommandé d’en faire usage. Ensuite, d’autres informations vous seront fournies toujours pour que votre prise en main du cahier des charges se fasse aussi simplement que possible.
Plan de l'article
Le cahier des charges : c’est quoi ?
Le cahier des charges joue un rôle assez important quand il est utilisé. En effet, le cahier des charges fonctionnel donne la possibilité sur son site de faire une liste précise des diverses attentes et besoins du donneur d’ordre étant le maître d’ouvrage ou maître d’œuvre. Il peut prendre la forme d’un document qui peut contenir tout genre de données importantes.
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Ces données permettent d’expliciter avec précision les exigences qui concernent la réalisation d’un projet. Vous y trouverez des plans documents techniques, des diagrammes, des arborescences, des chartes graphiques… Il faut savoir également que le cahier des charges fonctionnel n’a pas pour unique fonction de juste faire une liste des fonctionnalités du projet.
En effet, il permet de spécifier, d’expliquer et aussi de définir les limites du projet et les conditions de sa mise en place (les difficultés techniques, le respect des normes, la refonte de l’existant, etc.). Retenez que son rôle est indispensable vu que c’est le lien factuel et précis qui permet de garantir la compréhension entre les parties concernées par le projet. En un mot, le cahier des charges représente un document indispensable à la mise en place ainsi qu’à la réalisation d’un projet précis.
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Ce dernier permet de manière exhaustive de formaliser les attentes ainsi que les exigences du donneur d’ordre ou de la maîtrise d’ouvrage. Aujourd’hui, l’utilisation du cahier des charges s’est rapidement répandue dans de multiples domaines comme : la réalisation d’un produit, d’un bâtiment, d’un projet web, etc. Un autre point important à retenir ici concerne ses diverses fonctions :
- Rendre plus précis et déterminer les objectifs ainsi que la finalité du projet ;
- Donner plus de détails à propos du projet en précisant : les parties concernées, les difficultés techniques, la charte graphique, le livrable attendu, les exigences particulières, etc. ;
- Faire un classement de l’ensemble des besoins ainsi que des caractéristiques du projet ;
- Déterminer les difficultés du projet, les parties intervenantes ainsi que les interactions internes et externes à propos du projet ;
- Grouper l’ensemble des éléments au sein d’un même document pour que chaque intervenant puisse avoir les mêmes données ;
- Faire une répartition des charges et des missions de chaque intervenant ;
- Rendre plus simples les consultations pour viser une mise en concurrence des divers prestataires.
Pour finir, le cahier des charges synthétise les données indispensables à la mise en place d’un projet. Cela est fait dans le but que les objectifs ainsi que les caractéristiques soient précisés et cernés par tous les acteurs concernés. Il s’agit donc d’un rapport qui reprend les aspects généraux et techniques et peut être utilisé comme base de travail.
Les données apportées permettent la clarification de la situation afin que toutes les parties concernées se mettent d’accord. Notez également que le cahier des charges peut avoir des formes variables. Cela dépend en général du type d’activité et de l’entreprise concernée. Il permet d’établir le cadre de travail avec précision et donne aussi la possibilité de cadrer les missions qui seront attribuées à tous les acteurs du projet pour garantir son bon déroulement tout au long du processus.
Pour quelles raisons faut-il s’en servir ?
Le cahier des charges est utilisé et mis en place par chaque entreprise ou secteur d’activité de la manière qui lui convient. Cependant, il est possible de distinguer l’utilisation interne du cahier des charges de l’usage externe de ce dernier :
Un usage externe du cahier des charges
Le cahier des charges représente un socle de travail qui permet de cadrer un projet ou même une mission. Son usage peut se faire sous forme de support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une société ainsi que ses partenaires économiques. Il s’agit des prestataires, des fournisseurs, des intervenants…
Ce serait réduire sa valeur de le considérer juste comme un document définitif et immuable apporté par un client à ses fournisseurs. De plus, il peut faire l’objet de polémique en cas d’oublis, d’erreurs ou d’imprécisions. Lorsque les parties le signent, il revêt un aspect juridique et contractuel.
Il peut également être une base d’échange en plus de faire l’objet d’améliorations qui pourront être validées par chaque partie concernée du projet. Le cahier des charges représente un document qui sert à définir les critères de sélection pendant un appel d’offres. Il est donc question de support contractuel. Il est essentiel d’y porter une attention assez particulière vu que souvent il revêt une connotation contractuelle et peut porter sur des sujets divers et importants comme :
- Les conditions dans lesquelles sera réalisé le projet (établissement du chantier, horaire, le respect des réglementations…) ;
- La sécurité (des biens, des immeubles, des parties…) ;
- Le prix (conditions de paiement, pénalités, tarifs…) ;
- Les conditions particulières ;
- Une répartition des missions ainsi que des compétences nécessaires ;
- Le planning et le phasage de l’opération ;
- Les critères techniques qu’il faut respecter.
L’usage interne du cahier des charges
L’établissement d’un cahier des charges représente une démarche assez contraignante et même complexe quelques fois. Cela est toutefois nécessaire vu qu’il impose d’une part de clarifier la notion de projet. D’une autre part, il permet de communiquer autour du projet dans l’entreprise.
Généralement, la clarification du projet pour la rédaction du cahier des charges cause souvent l’amélioration de définition du projet lui-même. En revanche, l’implication de certains services ou certaines parties permet l’intégration des aspects qui sont oubliés à des moments.
Cela permet aussi d’échanger sur le projet ainsi que son importance dans l’entreprise. C’est le moment pour certaines personnes de faire part de nouvelles attentes ou d’apporter de nouvelles idées.
Le cahier des charges permet de clarifier un projet et de mobiliser un nombre de personnes donné. Il est possible d’en faire usage aussi bien en interne qu’en externe. Il s’agit d’un outil de management très efficace.
Les conséquences d’un mauvais cahier des charges
Un cahier des charges mal rédigé peut causer de nombreuses complications pour l’entreprise. Cela peut être soit en termes de temps ou d’argent, voire même à cause des litiges juridiques qui peuvent s’ensuivre.
Lorsque le document est mal élaboré et qu’il ne répond pas aux attentes du client, cela va entraîner une perte de temps considérable pour les prestataires, car il leur faudra reprendre tout depuis le début. Dans certains cas, ils devront recommencer plusieurs fois, ce qui représente un coût supplémentaire pour les entreprises.
Le fait que le projet prenne plus longtemps que prévu aura aussi une incidence sur la rentabilité ainsi que sur les échéances fixées par l’entreprise. Effectivement, celles-ci ne seront plus respectées comme prévu.
Les étapes clés pour rédiger un cahier des charges efficace
La rédaction d’un cahier des charges est une étape essentielle dans l’acquisition et la mise en place d’un logiciel de gestion performant. Voici les différentes étapes à suivre :
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- Analyser les besoins et définir le projet : Cette première phase consiste à clarifier les objectifs du projet, ainsi qu’à établir une liste précise des fonctionnalités qui seront nécessaires pour atteindre ces objectifs.
- Décrire l’environnement technique : c’est ici que vous allez présenter le système informatique actuel de votre entreprise, ainsi que son architecture. Vous pouvez aussi définir les plateformes utilisées par vos collaborateurs.
- Rédiger les spécifications techniques : cette partie doit être très précise pour éviter toute ambiguïté sur ce que vous attendez du prestataire ou de l’éditeur du logiciel. Elle peut inclure notamment des schémas, des plans ou des maquettes fonctionnelles.
- Fixer un budget prévisionnel : il faut délimiter le budget du projet dès la phase de conception pour éviter toute surprise désagréable.
- Organiser une réunion avec des prestataires/éditeurs : Cette rencontre permettra à votre entreprise et aux prestataires ou éditeurs potentiels du logiciel d’échanger sur les aspects techniques, la faisabilité et les coûts liés au projet. Cette étape vous aidera à affiner vos besoins en fonction des capacités des prestataires rencontrés.
- Réaliser un cahier des charges adapté : Avec toutes ces informations collectées, il est temps de formaliser un document clair qui répondra précisément aux attentes de l’entreprise. Ce document doit être compréhensible par tous afin que chacun puisse y trouver son compte.
- Valider le cahier des charges : Après avoir finalisé votre cahier des charges, il ne reste plus qu’à procéder à sa validation définitive. Cette étape peut se faire en interne, mais elle gagne souvent à être réalisée avec l’aide d’un expert extérieur pour s’assurer que rien n’a été omis ou mal formulé.
