Pourquoi est-il toujours important de bien rédiger un cahier des charges avant de s’équiper en logiciels de gestion ?

Pourquoi est-il toujours important de bien rédiger un cahier des charges avant de s’équiper en logiciels de gestion ?

Le cahier des charges occupe une fonction importante qui ne saurait être négligée. Vous vous demandez ce que c’est en réalité et quel est son rôle ? À la suite de ce guide vous découvrirez ce qu’est la véritable définition d’un cahier des charges et dans quel genre de situation il est recommandé d’en faire usage. Ensuite, d’autres informations vous seront fournies toujours pour que votre prise en main du cahier des charges se fasse aussi simplement que possible.

Le cahier des charges : c’est quoi ?

Le cahier des charges joue un rôle assez important quand il est utilisé. En effet, le cahier des charges fonctionnel donne la possibilité sur son site de faire une liste précise des diverses attentes et besoins du donneur d’ordre étant le maître d’ouvrage ou maître d’œuvre. Il peut prendre la forme d’un document qui peut contenir tout genre de données importantes.

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Ces données permettent d’expliciter avec précision les exigences qui concernent la réalisation d’un projet. Vous y trouverez des plans documents techniques, des diagrammes, des arborescences, des chartes graphiques…  Il faut savoir également que le cahier des charges fonctionnel n’a pas pour unique fonction de juste faire une liste des fonctionnalités du projet.

En effet, il permet de spécifier, d’expliquer et aussi de définir les limites du projet et les conditions de sa mise en place (les difficultés techniques, le respect des normes, la refonte de l’existant, etc.). Retenez que son rôle est indispensable vu que c’est le lien factuel et précis qui permet de garantir la compréhension entre les parties concernées par le projet. En un mot, le cahier des charges représente un document indispensable à la mise en place ainsi qu’à la réalisation d’un projet précis.

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Ce dernier permet de manière exhaustive de formaliser les attentes ainsi que les exigences du donneur d’ordre ou de la maîtrise d’ouvrage. Aujourd’hui, l’utilisation du cahier des charges s’est rapidement répandue dans de multiples domaines comme : la réalisation d’un produit, d’un bâtiment, d’un projet web, etc. Un autre point important à retenir ici concerne ses diverses fonctions :

  • Rendre plus précis et déterminer les objectifs ainsi que la finalité du projet ;
  • Donner plus de détails à propos du projet en précisant : les parties concernées, les difficultés techniques, la charte graphique, le livrable attendu, les exigences particulières, etc. ;
  • Faire un classement de l’ensemble des besoins ainsi que des caractéristiques du projet ;
  • Déterminer les difficultés du projet, les parties intervenantes ainsi que les interactions internes et externes à propos du projet ;
  • Grouper l’ensemble des éléments au sein d’un même document pour que chaque intervenant puisse avoir les mêmes données ;
  • Faire une répartition des charges et des missions de chaque intervenant ;
  • Rendre plus simples les consultations pour viser une mise en concurrence des divers prestataires.

Pour finir, le cahier des charges synthétise les données indispensables à la mise en place d’un projet. Cela est fait dans le but que les objectifs ainsi que les caractéristiques soient précisés et cernés par tous les acteurs concernés. Il s’agit donc d’un rapport qui reprend les aspects généraux et techniques et peut être utilisé comme base de travail.

Les données apportées permettent la clarification de la situation afin que toutes les parties concernées se mettent d’accord.  Notez également que le cahier des charges peut avoir des formes variables. Cela dépend en général du type d’activité et de l’entreprise concernée. Il permet d’établir le cadre de travail avec précision et donne aussi la possibilité de cadrer les missions qui seront attribuées à tous les acteurs du projet pour garantir son bon déroulement tout au long du processus.

Pour quelles raisons faut-il s’en servir ?

Le cahier des charges est utilisé et mis en place par chaque entreprise ou secteur d’activité de la manière qui lui convient. Cependant, il est possible de distinguer l’utilisation interne du cahier des charges de l’usage externe de ce dernier :

Un usage externe du cahier des charges

Le cahier des charges représente un socle de travail qui permet de cadrer un projet ou même une mission. Son usage peut se faire sous forme de support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une société ainsi que ses partenaires économiques. Il s’agit des prestataires, des fournisseurs, des intervenants…

Ce serait réduire sa valeur de le considérer juste comme un document définitif et immuable apporté par un client à ses fournisseurs. De plus, il peut faire l’objet de polémique en cas d’oublis, d’erreurs ou d’imprécisions. Lorsque les parties le signent, il revêt un aspect juridique et contractuel.

Il peut également être une base d’échange en plus de faire l’objet d’améliorations qui pourront être validées par chaque partie concernée du projet. Le cahier des charges représente un document qui sert à définir les critères de sélection pendant un appel d’offres. Il est donc question de support contractuel. Il est essentiel d’y porter une attention assez particulière vu que souvent il revêt une connotation contractuelle et peut porter sur des sujets divers et importants comme :

  • Les conditions dans lesquelles sera réalisé le projet (établissement du chantier, horaire, le respect des réglementations…) ;
  • La sécurité (des biens, des immeubles, des parties…) ;
  • Le prix (conditions de paiement, pénalités, tarifs…) ;
  • Les conditions particulières ;
  • Une répartition des missions ainsi que des compétences nécessaires ;
  • Le planning et le phasage de l’opération ;
  • Les critères techniques qu’il faut respecter.

L’usage interne du cahier des charges

L’établissement d’un cahier des charges représente une démarche assez contraignante et même complexe quelques fois. Cela est toutefois nécessaire vu qu’il impose d’une part de clarifier la notion de projet. D’une autre part, il permet de communiquer autour du projet dans l’entreprise.

Généralement, la clarification du projet pour la rédaction du cahier des charges cause souvent l’amélioration de définition du projet lui-même. En revanche, l’implication de certains services ou certaines parties permet l’intégration des aspects qui sont oubliés à des moments.

Cela permet aussi d’échanger sur le projet ainsi que son importance dans l’entreprise. C’est le moment pour certaines personnes de faire part de nouvelles attentes ou d’apporter de nouvelles idées.            

Le cahier des charges permet de clarifier un projet et de mobiliser un nombre de personnes donné. Il est possible d’en faire usage aussi bien en interne qu’en externe. Il s’agit d’un outil de management très efficace.