Malgré l’avènement du numérique et de ses multiples avantages qui en font un élément incontournable pour les entreprises, le document papier garde encore sa place et n’est pas près de disparaître. Même si de nombreuses sociétés effectuent la numérisation des documents, elles doivent toujours gérer le traitement de leurs données sur papier. Cette tâche peut s’avérer contraignante et compliquée. Alors, comment faciliter le traitement de vos documents papier en entreprise ? Vous aurez besoin d’utiliser un bon tampon encreur, de classer correctement vos documents et de créer un pôle de gestion adéquat.
Plan de l'article
Utilisez un tampon encreur personnalisé pour vos documents d’entreprise
Le tampon encreur est encore aujourd’hui un outil très utilisé par les professionnels. Son rôle est de signer et de tamponner différents documents administratifs tels que les contrats, les papiers officiels, les devis, etc. Cet accessoire est généralement composé d’une structure en plastique ou en bois ainsi que d’une empreinte personnalisée avec le nom de la société et d’autres éléments.
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Quelle que soit l’activité que vous menez dans votre entreprise, il est toujours intéressant d’avoir plusieurs tampons encreurs personnalisés, afin de faire valoir vos documents officiels et de les signer au nom de votre société. En plus du nom de votre entreprise, votre tampon encreur peut être personnalisé avec votre logo. Ainsi, avec un tampon encreur personnalisé, vous pouvez faire apparaitre votre logo et vos coordonnées sur des documents officiels, afin de leur conférer une touche plus personnelle.
Un tampon encreur personnalisé peut vous aider à trier les documents plus rapidement pour les traiter et les ranger. Vous pouvez donc l’utiliser pour le traitement de tous vos documents et papiers professionnels. Cet outil vous aide également à indiquer d’un geste simple et rapide la date de réception ou de délivrance d’un document. Il vous permet d’authentifier vos papiers importants en marquant votre approbation de leur contenu. Les possibilités de personnalisation d’un tampon encreur sont presque infinies. Vous pouvez ainsi inscrire le nom de votre entreprise, l’adresse du siège, vos coordonnées, votre numéro SIRET, la forme de votre société, etc.
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Conseils pour classer et organiser vos documents
Le classement et l’organisation des documents au sein d’une entreprise sont souvent une source de stress pour ceux qui s’en chargent. En effet, il s’agit d’une opération très importante, car la plupart des documents conservés en entreprise comportent des informations sensibles. Une mauvaise organisation de ces fichiers pourrait conduire à leur perte, ce qui serait préjudiciable pour votre société. En conséquence, il est essentiel de bien les classer pour les conserver pendant longtemps, mais aussi pour les retrouver plus facilement.
Classez d’abord vos documents par ordre alphabétique. Vous pourrez ainsi créer plusieurs rubriques ordonnées. Si les documents à classer contiennent des noms de personnes, faites votre classement en tenant compte du patronyme. Il est aussi possible de faire un classement des documents par ordre numérique. Si vous optez pour cette solution, il suffit d’attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l’ordre dans lequel ils sont arrivés. Vous pouvez y ajouter un libellé, afin de retrouver rapidement le document dont vous avez besoin en cas de recherches urgentes.
Si vous trouvez que ces différents classements ne vous aident pas à bien organiser votre pôle administratif, vous pouvez répartir les dossiers en tenant compte de leur sujet. Par exemple, rangez les devis, les factures et les contrats dans une rubrique spécifique. Au sein d’une catégorie, vous avez la possibilité d’effectuer un sous-classement par ordre alphabétique ou numérique. Il suffit de vous rendre dans la rubrique concernée pour prendre le bon document en cas de besoin.
Pour optimiser l’organisation de vos documents papier, vous avez également besoin d’éléments de rangement. Optez pour des étagères qui vous permettront de bien répartir les dossiers courants. Avec ce type de rangement, l’accès aux documents est facilité. Il est aussi possible d’utiliser des pochettes, afin de séparer les thèmes des dossiers. Utilisez des pochettes de différentes couleurs pour une meilleure différenciation. Enfin, servez-vous de chemises à soufflet ainsi que de boîtes avec intercalaires pour une consultation plus rapide.
Organisez le traitement et la diffusion de vos documents
Pour une bonne circulation des données au sein d’une entreprise, il faut optimiser la gestion documentaire. La première action dans ce sens est l’amélioration de la centralisation des documents. Il est important que le nombre de personnes qui participent au classement des dossiers dans chaque service soit limité.
Veillez aussi à l’actualisation des documents en vous débarrassant de ceux qui ne sont plus à jour. Amener les salariés à adopter la même logique de classement est une solution qui permettra de réduire la mauvaise organisation des dossiers et de faciliter leur diffusion.
Créez un pôle de gestion de vos documents
La gestion administrative de votre société est essentielle pour réaliser vos activités en toute sérénité. Par définition, la gestion administrative désigne toutes les formalités et tâches vous permettant d’être en conformité avec la loi et vos objectifs stratégiques. Elle regroupe le domaine des achats et des ventes, de la comptabilité et des ressources humaines.
Une bonne gestion de vos documents administratifs vous permet de ne pas perdre d’argent inutilement, de maintenir votre niveau de productivité et de vous aider à gagner en sérénité. Pour ce faire, vous avez le choix entre externaliser votre gestion ou miser sur une prise en charge interne. Externaliser votre gestion administrative vous permet de vous décharger de toutes les contraintes liées à cette charge et de vous concentrer sur votre cœur de métier. En plus d’être très pratique, cette option est économique, car elle ne vous oblige pas à engager un nouvel employé et à supporter de nouvelles charges salariales.
Gérer vos documents en interne vous permet en revanche de limiter considérablement le risque de fuite de données confidentielles. Pour une gestion optimale de vos documents en interne, l’usage d’outils adéquats est indispensable pour avoir de bons résultats. Vous pouvez ainsi utiliser un ERP pour centraliser les données et piloter la gestion administrative de votre entreprise.
