Le bon fonctionnement de toute entreprise repose en grande partie sur la gestion de ses achats. Selon leur nature, ils ne nécessitent pas la même approche et font l’objet de stratégies différentes. Les achats indirects représentent notamment un enjeu de taille, dont les entreprises prennent de plus en plus conscience.
Plan de l'article
La classification des achats
Pour fonctionner, une entreprise a besoin de s’approvisionner en matières premières, en matériel et en produits et services divers et variés. Cet approvisionnement régulier est fractionné en différentes catégories d’achats :
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- Les achats directs, dits « achats de production » : il s’agit des biens et des services qui entrent directement dans la chaîne de production tels que les matières premières, le packaging, etc.
- Les achats indirects, dits « achats hors-production » : ils désignent les achats annexes à la production en tant que telle mais indispensables à l’activité globale de l’entreprise. On classe dans cette catégorie les services d’entretien, le matériel informatique, les frais de voyage, les fournitures de bureau, etc.
Les achats indirects regroupent des natures d’achats si variées qu’ils sont eux-mêmes divisés en sous-catégories, dont celle des achats sauvages. La catégorie des achats sauvages désigne des achats sporadiques particulièrement difficiles à maîtriser de par leur caractère imprévisible et pouvant être reliés à des départements très différents. Il peut par exemple s’agir de location de mobilier de dernière minute pour une réunion, de l’achat de sel pour le parking en hiver, etc.
Les achats indirects sont souvent décentralisés
Les achats indirects génèrent entre 15 et 50 % des dépenses totales d’une entreprise. Souvent éparpillés dans différents services et provenant de multiples fournisseurs, ils sont de ce fait généralement mal centralisés. L’entreprise peine alors à en obtenir une vision globale et les achats se déroulent ainsi sans aucun cadre et sans respecter la politique d’achat préalablement définie.
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Des achats indirects mal maîtrisés représentent ainsi un véritable gouffre financier pour l’entreprise, de par les nombreux coûts cachés qu’ils dissimulent. Reprendre la main sur ces achats indirects en les centralisant et en y appliquant une stratégie adaptée représente donc une opportunité de croissance importante pour l’entreprise. De plus en plus de gestionnaires prennent conscience de cet enjeu et mettent en place des mesures en ce sens.
Comment mieux maîtriser les achats indirects ?
La maîtrise des achats indirects repose sur la mise en place de deux principaux leviers.
· L’automatisation des processus :
Rendre les processus achats plus fluides et automatisés est la solution idéale pour mieux centraliser les dépenses et en obtenir une vision globale efficace. Pour y parvenir, il est nécessaire de mettre en place une solution achat digitale, par le biais d’un système d’e-procurement (approvisionnement en ligne).
En dématérialisant les achats via un progiciel adapté, les achats indirects sont centralisés automatiquement. L’entreprise bénéficie ainsi d’une meilleure vision sur ses dépenses, d’économies sur les coûts de main-d’œuvre et d’une réduction des risques d’erreurs liés au traitement manuel des factures.
· La rationalisation des fournisseurs :
Le fait que les achats indirects soient dispersés via de nombreux fournisseurs différents fait partie intégrante du problème de gestion des dépenses. L’un des axes stratégiques indispensables à une meilleure maîtrise de ces achats indirects est donc la diminution du portefeuille fournisseurs.
Il est ainsi nécessaire de faire le tri en sélectionnant une poignée de fournisseurs proposant une offre plus large. Les achats de l’entreprise seront ainsi beaucoup mieux centralisés. Qui dit moins de fournisseurs dit aussi plus grandes opportunités de négociations, et donc davantage d’économies.
