Quasiment tout le monde a déjà entendu parler de notes de frais. Ces documents servent à identifier les dépenses effectuées. Le traitement de ces documents peut aboutir à plusieurs cas de figure.
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Que contienne une note de frais ?
Les notes de frais peuvent contenir des informations de divers types. Il peut s’agir de reçus de restaurants, de tickets de taxis, de transports en commun ou de paiements d’abonnements. Elles peuvent également être des factures d’achat de terminaux informatiques tels que des ordinateurs, des smartphones ou des consommables divers. Le traitement des notes de frais peut déboucher sur un remboursement intégral ou partiel. Elles constituent aussi souvent une incitation au moment de l’embauche. Pour un candidat, savoir que ses frais de carburant, de transport ou de téléphone seront remboursés peut l’inciter à choisir telle entreprise plutôt que telle autre.
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Semblable à une facture classique
Pour en savoir plus sur les notes de frais, il faut apprendre à identifier la note de frais dite classique. Cette dernière comporte les informations suivantes : le fournisseur du bien acheté ou de la prestation reçue, le montant de l’achat, l’identité du client facturé ainsi que la date de l’achat. Ce type de note de frais est relativement facile à créer. Quasiment toute facture peut faire office de note de frais « classique ».
Remplie de précisions diverses
Parfois, le service comptable exige de produire une note de frais permettant de choisir entre les services disponibles chez un prestataire et ceux effectivement utilisés. Dans ce cas, il est possible d’opter pour l’autre type de document appelé note de frais kilométrique. La note de frais kilométrique requiert que la personne qui la produit mentionne ou fasse mentionner sur le document des éléments tels que : les différentes localités traversées pendant que l’itinéraire était effectué. Il faut également veiller à respecter l’ordre chronologique de passage dans les villes traversées.
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