Comment construire sa stratégie d’achats

Comment construire sa stratégie d’achats

L’entreprise, au cours de son évolution est amenée à développer une stratégie d’achats efficace. Cette étape importante de la vie de l’entreprise vous force à repenser la façon dont vous gérer vos achats.

Qu’entend-on par stratégie d’achat ?

La stratégie d’achat est l’ensemble des actions à mener pour optimiser le processus d’approvisionnement interne de l’entreprise. Il s’agit des actions telles que le choix du fournisseur approprié, la communication, la négociation, etc… et qui permettent d’obtenir un meilleur résultat possible. Pour mettre en place cette stratégie, vous devez contacter ce professionnel de la stratégie achat qui veille à ce que le triptyque « qualité-coût-délai » soit toujours respecté. 

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Les étapes indispensables d’une stratégie d’achats

Retrouvez ci-dessous les différentes étapes incontournables pour une stratégie d’achat réussie : 

Cartographier les achats

Pour établir une stratégie d’achats efficace, il faut commencer par faire l’état des lieux. Pour cela, il faut recueillir les données brutes, cibler les meilleurs contacts, segmenter les comptes fournisseurs, cartographier les options retenues. Ceci fait, le département Achats pourrait mettre en place une stratégie efficace et stricte.

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Analyser les dépenses

Une des méthodes et non les moindres est le diagramme de Pareto. D’après ce diagramme, 20% des causes entraînent 80% des problèmes dans une entreprise. La solution consiste à concentrer les principales actions sur ces causes.

Une autre stratégie est le diagramme de Kraljic. Cette matrice s’intéresse au portefeuille d’achats de l’entreprise. Elle met en évidence les achats directs et les achats indirects. Une bonne stratégie d’approvisionnement permet à l’entreprise de bien se positionner sur le marché.

Adopter une stratégie 

Il n’existe pas une stratégie miracle applicable à tous les achats, mais plutôt plusieurs stratégies à utiliser au besoin.

La mise en place d’une politique stratégique d’achat est une affaire épineuse pour les responsables. Pour une bonne application, la stratégie choisie doit être connue de tous les employés et être en parfaite harmonie avec l’aspect économique mise en place par la Direction Administrative et financière de l’entreprise.

Les outils et techniques pour évaluer les fournisseurs et les produits

Évaluer les fournisseurs et les produits

La qualité des fournisseurs et des produits est un point crucial pour le département Achats. Vous devez mettre en place une méthode pour évaluer ces derniers.

L’évaluation des fournisseurs

Pour évaluer un fournisseur, il faut prendre en compte plusieurs critères : la qualité du produit/service fourni, le respect des délais, l’expertise technique, la capacité d’innovation ou encore la gestion financière. Pour ce faire, il existe différentes méthodes :

  • L’audit sur site permet de vérifier les infrastructures du fournisseur ainsi que son mode de fonctionnement.
  • Le questionnaire peut être envoyé par mail ou rempli en ligne par le fournisseur afin d’évaluer ses performances.
  • Les référencements permettent de se baser sur l’expérience passée avec un partenaire donné afin d’établir une relation à long terme fiable et durable.

Avant toute chose, vous devez fixer clairement les exigences minimales requises pour sélectionner un prestataire externe.

L’évaluation des produits

Pour évaluer la qualité d’un produit ou service proposé par un fournisseur, on utilise différents outils :

  • Mettre en place une grille d’évaluation qui prendra en compte plusieurs critères tels que le prix, la durabilité, l’emballage, l’étiquetage, etc.
  • Réaliser une enquête auprès des clients finaux afin de recueillir leur avis sur le produit ou service proposé.
  • Analyser l’impact environnemental et social de la production du fournisseur ou du producteur.

Il est aussi indispensable pour les acheteurs de produire une liste des normes qualité que doit respecter chaque produit, afin d’assurer un achat optimal.

Outils et techniques pour évaluer les fournisseurs et les produits

Pour mener à bien ces évaluations, il existe des outils spécifiques :

  • Les logiciels comme SAP Ariba permettent aux entreprises de gérer toutes leurs opérations liées aux achats en ligne : sourcing, négociation, commande et facturation.
  • L’utilisation d’un Système Mesure Performances (SMP) qui permettra notamment d’établir une notation précise des fournisseurs sur une période donnée.

Comment mesurer et suivre les résultats de sa stratégie d’achats

Comment mesurer et suivre les résultats de sa stratégie d’achats ?

Une fois votre stratégie d’achats mise en place, pensez à bien mesurer son efficacité afin de pouvoir l’améliorer constamment. Pour ce faire, vous devez définir des indicateurs pertinents qui permettront de suivre vos performances sur le long terme.

Définition des indicateurs clés

Pour évaluer la performance d’une entreprise dans le domaine des achats, il existe plusieurs types d’indicateurs :

  • L’indice du coût total, appelé aussi TCO (Total Cost of Ownership), mesure tous les coûts relatifs à un produit ou service : prix initial, frais d’installation, frais liés aux modifications techniques éventuelles du produit/service…
  • L’indice de satisfaction client interne et externe. La satisfaction interne sera mesurée auprès des différents services internes ; tandis que la satisfaction externe quantifie l’opinion globale des clients finaux sur les produits et services proposés.

Pour être efficace dans la gestion des achats, il faut adopter une politique visant à améliorer continuellement ces différents indices.

Pour une meilleure appréciation de la performance acquise grâce à votre stratégie d’achat, vous pouvez réaliser une analyse trimestrielle ou annuelle avec les parties prenantes concernées par cette activité.

  • Vous pouvez ainsi organiser des réunions avec les fournisseurs et les clients internes afin de faire le point sur votre performance.
  • Vous devez aussi revoir régulièrement vos indicateurs clés pour vérifier s’ils correspondent toujours aux objectifs fixés par l’entreprise.

Pour optimiser sa stratégie d’achats, pensez à bien vous doter des outils adéquats :

  • • La digitalisation des processus permettra d’améliorer leur efficacité tout en réduisant les coûts liés à ces derniers.
  • • Les logiciels spécialisés dans la gestion des achats tels que SAP Ariba ou encore Ivalua permettent un suivi précis de toutes les opérations relatives aux achats, notamment grâce à une centralisation facilitée de toutes leurs données.

Mesurer et suivre ses résultats est indispensable à toute entreprise qui souhaite être plus compétitive. Dans ce sens, la mise en place d’un système qualité basé sur une politique alliant digitalisation et logiciel spécifique, ainsi qu’une analyse régulière des résultats obtenus, favorise l’amélioration continue. En définitive, plus vous évaluez la performance acquise suite à votre politique d’achats, mieux vous pouvez atteindre vos objectifs vis-à-vis de vos partenaires commerciaux.