Grâce à la transformation numérique grandissante, l’automatisation de certaines tâches devient un élément important dans les entreprises. En la matière, la gestion des processus RH n’est pas évincée. De nombreuses entreprises automatisent la feuille de présence des employés en optant pour l’émargement numérique. Dans ce billet, nous mettons en lumière l’importance de miser sur cette innovation technologique.
Plan de l'article
Plus de risque de perte des feuilles de présence
Les feuilles de présence sont généralement disponibles en nature et ont une propension à être facilement égarées. Ceci paraît tout à fait normal étant donné que ces papiers sont généralement manipulés, voire transportés.
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C’est donc ce qui les expose à un risque de perte ou d’endommagement. Il suffit d’une simple erreur lors de leur manipulation pour tomber dans le risque. Dans un tel déboire, l’intégrité des données de présence des employés s’avère compromise.
Par contre, avec l’émargement numérique, vous ne devriez plus laisser place à l’inquiétude. En effet, grâce à un certain nombre de solutions logicielles, les données de présence de vos employés seront automatiquement enregistrées et stockées dans des bases de données ou des systèmes cloud. Cela étant, vous ne courez plus le risque de perdre ou d’endommager les feuilles de présence.
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Même en cas d’éventuelle catastrophe naturelle, les données de vos employés restent protégées et peuvent être facilement récupérées. Ainsi, on peut indubitablement affirmer que l’automatisation des feuilles de présence offre une tranquillité d’esprit qui se traduit par le risque zéro de perte et d’endommagement.
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Optimisation de votre temps
En automatisant les feuilles de présence de vos employés, le résultat est évident : vous réussirez à optimiser votre temps. Oui, avec l’émargement numérique, vous pouvez prévenir les éventuelles erreurs de saisie manuelle ainsi que les retards lors du traitement des données. Vous n’avez plus à faire des recherches fastidieuses avant de retrouver les feuilles de présence de vos employés.
Un autre avantage réside dans le fait que vous avez maintenant la possibilité de consacrer le temps gagné sur d’autres tâches plus importantes et déterminantes dans la vie de votre entreprise.
Diminution des coûts
Quand l’utilisation des feuilles de présence physiques était encore en vogue, il fallait régulièrement investir dans les fournitures de papier ainsi que les imprimantes. Mais, grâce à l’émargement numérique, vous pouvez réaliser d’économies sur ce budget, car les solutions logicielles font le grand travail.
Par ailleurs, en réduisant l’utilisation des papiers, vous contribuez à la réduction de l’empreinte environnementale. Dans cet esprit, votre entreprise aura le mérite de favoriser une approche plus écologique et durable.
Plus d’inquiétudes au sujet de la sécurité et l’accessibilité
L’un des éléments les plus importants dans la vie des employés au sein d’une entreprise, c’est la sécurité de leurs données de présence. Désormais, vous n’avez plus à vous inquiéter à ce sujet, car l’option d’émargement numérique garantit parfaitement leur protection. En effet, celles-ci sont généralement stockées avec des protocoles de cryptage plus évolués.
Dans le même temps, il importe de notifier que vous avez la possibilité d’avoir un contrôle sur les autorisations d’accès. Par ricochet, suivre l’historique des éventuelles modifications est un jeu auquel vous allez vous plaire.
