Appels entrants : comment s’assurer d’une meilleure communication avec les clients ?

Appels entrants : comment s’assurer d’une meilleure communication avec les clients ?

La relation client est au cœur d’une stratégie de marketing d’entreprise gagnante. Une entreprise qui se projette sur le long terme doit penser continuellement à l’amélioration de sa relation client. Cela passe nécessairement par une meilleure communication avec les clients et les visiteurs qui sont des potentiels clients.

Alors comment faire pour améliorer votre communication avec les clients ? Quels sont les outils à mettre en place pour ne rater aucun appel d’un client ? Les réponses à ces préoccupations et bien d’autres informations dans ce billet.

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Mise en place d’un serval vocal interactif pour automatiser la gestion des appels

Le serveur vocal interactif ou SVI est un outil développé par des entreprises du digital à l’instar de Dexem.com pour automatiser la gestion des appels téléphoniques de votre entreprise. Il va interagir avec la personne qui appelle (le client ou le visiteur) pour identifier la raison de son appel et apporter une réponse automatisée.

De cette façon, aucun client ne sera confronté à une situation d’appel sans réponse. Dans certains cas, le serveur vocal interactif va transférer l’appel entrant à un conseiller qualifié pour qu’une réponse personnalisée soit apportée à l’appelant. De nos jours, le serveur vocal interactif peut être installé dans le Cloud afin d’être accessible directement à partir du site web de votre entreprise.

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Mise en place de l’outil Call tracking pour analyser les appels émanant de vos campagnes marketing

Le call tracking qui se traduit en français par « suivi des appels » et le moyen idéal pour réaliser le lien entre les campagnes marketing de votre entreprise et les leads obtenus via le téléphone. Il s’agit de façon d’un outil puissant pour suivre les appels téléphoniques des visiteurs (potentiels clients) et clients afin de mesurer l’efficacité des campagnes marketing menées en temps réel.

Appels entrants comment s'assurer d'une meilleure communication avec les clients

Les échanges téléphoniques résultant de ces campagnes sont également évalués pour voir leur impact sur la stratégie marketing d’ensemble. Cette solution doit compléter le dispositif d’analyse web (Web analytics) déjà en place dans votre structure pour vous donner une vue d’ensemble des performances d’acquisition des différents canaux de marketing.

Importance de l’amélioration de l’efficacité téléphonique de vos commerciaux

Dans l’optique d’optimiser le rendement de votre équipe de commerciaux et permettre une meilleure gestion des appels téléphoniques, il faut mettre en place un outil de gestion automatique qui va vous donner la possibilité de passer ou recevoir vos appels entrants ou sortants  en VoIP directement via votre portail Web.

Ainsi, le client qui appelle aura la certitude de recevoir une réponse automatique ou alors d’être redirigé vers un opérateur qualifié dans le cas où sa requête est beaucoup plus personnelle (notez que les réponses automatiques sont indiquées pour des préoccupations d’ordre générale).

Mise en place d’un Call Manager qui intègre tous vos outils de gestion

La mise en place d’un Call Manager ou alors d’un CRM donne à l’entreprise des outils de mesure de la force de vente, des slacks et autres outils de collaboration incluant des applications propriétaires. Le but étant de faire une bonne analyse de l’impact des appels entrants sur les ventes réalisées. Le résultat d’une telle analyse va permettre d’évaluer le niveau communication avec les clients et si possible l’améliorer.