En entreprise tout comme dans nos logements, le rangement tient toute sa place. Il permet d’optimiser les espaces et de conserver la qualité des documents administratifs ou personnels.
Chaque entité, développe des astuces pour un bon archivage, mais la question qui subsiste est celle d’une bonne conservation. Car cela ne se résume pas à classifier des papiers dans une chemise et les mettre de façon ordonnée dans un placard. L’importance de notre vie, de nos échanges ainsi que la valeur de nos biens se résume dans quelques feuilles de papier. L’intérêt de cet article est de vous informer sur les bonnes pratiques de conservation de ces documents.
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Plan de l'article
Choisir des contenants adaptés
On a l’habitude de ranger les dossiers classés ou peu utilisés dans les boîtes d’archives. C’est une bonne solution, mais qui peut relever des failles. Dans l’archivage, la qualité des contenants est de rigueur. Vous devez d’abord soustraire les agrafes et autres attaches qui peuvent accélérer la détérioration du papier. Ensuite, classez vos documents dans du matériel sécurisé et adapté pour la circonstance.
Les boîtes de rangement de papier administratif, s’achètent aussi en tenant compte des critères d’isolation contre la poussière et des variations thermiques. Nous vous proposons de visiter ce site spécialisé dans les boîtes d’archives permettant une parfaite conservation des documents.
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Choisir un environnement adéquat
La mauvaise conservation de documents administratifs ou de tout autre ordre, peut nous valoir des sanctions juridiques. Il est vrai qu’on ne peut échapper au vieillissement des documents, mais on peut toujours choisir un environnement adéquat pour empêcher leur dégradation.
L’espace doit être sain et dépourvu de toute humidité. Autour de nous, le monde l’entrepreneuriat s’est développé et propose des solutions préventives et des conseils en la matière. Vous pouvez demander conseil et obtenir des orientations pour l’aménagement de votre espace. Il devra en outre filtrer la luminosité et être aéré.
Organiser et étiqueter les documents pour une recherche facile
Une fois que vous avez choisi un environnement adéquat pour conserver vos documents, la prochaine étape est de les organiser et de les étiqueter correctement. Cela facilitera la recherche des fichiers en cas de besoin.
Pour organiser efficacement vos documents, pensez à bien les nommer. Assurez-vous donc d’utiliser des noms clairs et concis pour chaque fichier ainsi qu’une numérotation adaptée notamment s’il y a plusieurs versions.
Dans cette optique, on privilégie souvent l’utilisation d’un modèle normalisé afin que tous les membres de votre équipe sachent exactement comment organiser leurs propres fichiers. Vous pouvez aussi utiliser des codes couleurs pour distinguer facilement différentes catégories selon leur type ou importance.
Utiliser des méthodes de numérisation pour une sauvegarde digitale des documents importants
En plus de la sauvegarde physique, il faut considérer une sauvegarde numérique des documents importants. Pour cela, vous pouvez utiliser les méthodes de numérisation.
La numérisation permet non seulement d’avoir une copie numérique du document, mais elle facilite aussi la recherche et l’accès rapide aux informations contenues dans les fichiers. Si un document original était perdu ou endommagé, la version numérique serait toujours disponible pour une récupération facile.
Pour assurer une bonne qualité lors de la numérisation des documents importants, assurez-vous que votre scanner soit adapté à vos besoins en termes d’options disponibles (qualité et résolution notamment). Vous pouvez aussi choisir le format idéal pour chaque type de fichier : JPEG pour les images, par exemple, ou PDF pour des documents textuels.
Lorsque vous sauvegarderez les copies numériques dans un disque dur externe ou sur le cloud (qui nécessitent souvent un abonnement), assurez-vous qu’ils soient protégés par mot de passe afin d’éviter tout accès non autorisé. Pensez aussi à effectuer régulièrement des mises à jour sur ces supports afin d’y ajouter éventuellement toutes nouvelles données importantes.
