Beaucoup de personnes ont du mal à se concentrer sur leur travail et à être constamment productives. Il existe pourtant des techniques simples pour vous aider à rester organisé et efficace au travail. Nous vous donnons ainsi quelques conseils pour vous aider à améliorer votre productivité et votre organisation dans le monde professionnel.
Plan de l'article
Optez pour un agenda en ligne professionnel
Pour mieux vous organiser au travail, vous avez absolument besoin d’un agenda professionnel en ligne. C’est l’outil le plus efficace pour noter vos rendez-vous, écrire des mémos pour ne rien oublier (dates d’échéance, rappels, événements, etc.) et bloquer du temps pour vos activités les plus importantes. L’agenda est en effet un outil très puissant pour planifier votre emploi du temps, gérer vos priorités et vous assurer d’avoir le temps nécessaire pour accomplir les tâches les plus importantes. Il est bien plus qu’un simple carnet de rendez-vous et peut vous aider à mieux gérer votre activité.
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Il est évident qu’un agenda professionnel en ligne pour les professionnels vous aidera à mieux organiser votre travail à court, moyen et long terme. Pour exploiter tout son potentiel, il est néanmoins important de toujours y mentionner une heure de début et une heure de fin ou une durée lorsque vous y inscrivez un rendez-vous. Il est essentiel de connaître la durée approximative de chaque tâche dans votre planning pour pouvoir évaluer le temps qui vous sera nécessaire pour accomplir chaque mission. Vous aurez ainsi une meilleure idée du temps dont vous disposez dans votre journée de travail en dehors de cette tâche.
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Classez vos tâches par ordre de priorité
Avant de mettre vos tâches dans votre planning, vous devez déterminer leur ordre de priorité. Cela vous aidera à gérer votre temps au mieux et à vous focaliser sur les actions les plus urgentes ou les plus importantes. En planifiant votre temps de travail avec attention, vous serez plus efficace et vous aurez l’esprit plus tranquille. L’expérience a montré que le secret de la réussite est la concentration, et que le principal ennemi du succès est la dispersion. Il est primordial de se concentrer sur une seule tâche à la fois pour réussir. Vous devez par conséquent déterminer vos priorités, passer du temps à définir vos missions et vous concentrer sur un seul objectif à la fois.
Cela est nécessaire, car tous les impératifs quotidiens peuvent vous sembler urgents. Si vous avez beaucoup de tâches urgentes à accomplir, il vaut mieux vous asseoir et y réfléchir tranquillement. Si tout est urgent, acceptez que certaines choses doivent attendre. Essayez de décider par où commencer et servez-vous de votre agenda en ligne pour plus de facilité. Pour y parvenir, nous vous recommandons un outil des plus efficaces : la matrice d’Eisenhower. Cet outil se résume en un schéma construit sur deux axes : pas urgent → urgent et pas important → important. Ces deux directions vous aideront à classer vos tâches en 4 catégories et à déterminer la façon de les traiter :
- urgent et important : tâche prioritaire (numéro 1),
- important et pas urgent : à noter et à réaliser quand vous aurez du temps libre,
- urgent et pas important : à traiter après avoir fini vos tâches prioritaires ou à déléguer,
- pas important et pas urgent : à reporter.
En vous concentrant sur l’essentiel, vous serez plus efficace dans votre travail et vous pourrez mieux évaluer l’impact de vos actions sur votre productivité.
Organisez votre espace de travail
Bien s’organiser signifie aussi bien organiser son espace de travail. Il n’est pas nécessaire d’avoir un bureau impeccable, mais il doit au moins être fonctionnel. Il est important que vous puissiez trouver facilement et rapidement ce que vous cherchez, afin de ne pas perdre de temps inutilement. Cela signifie que vous pouvez avoir des boîtes, des tiroirs, un pot avec des feutres de couleurs, des boîtes d’archives, etc. Vous aurez davantage de facilité à vous concentrer sur vos tâches si vous travaillez dans un environnement propice à la concentration. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous isoler des sources de bruit et de ranger votre bureau de manière à ne garder que les outils indispensables pour travailler.
Fixez-vous des objectifs réalisables
Nous voulons tous avoir des journées productives, accomplies et en ressentir la satisfaction lorsque l’on quitte le bureau. Vous ne devez cependant pas vous surcharger plus que ce que vous pouvez gérer. Utilisez le temps qui vous reste pour profiter de votre succès et faire ce que vous aimez. C’est l’une des choses les plus motivantes que vous puissiez faire. Si vous voulez accomplir tout ce que vous avez prévu, ne programmez pas plus de 50 ou 60 % de votre temps dans votre agenda professionnel. Cela vous laissera une marge de manœuvre pour gérer les imprévus et les événements qui ne sont pas planifiés. Prévoyez le reste de votre journée pour gérer les interruptions, les urgences, la fatigue et le manque de concentration.
Prenez le temps de finir une tâche avant d’en commencer une nouvelle
Il est important de se concentrer sur une seule tâche à la fois pour éviter de se disperser et de perdre du temps. Si vous devez revenir à une tâche que vous n’avez pas faite depuis longtemps, vous serez contraint de retrouver les documents nécessaires et de refaire le point avant de vous pencher sur le sujet, ce qui peut être très chronophage. Des études ont montré qu’il faut en moyenne 20 minutes pour retrouver son efficacité après une interruption. Cela signifie que chaque fois que l’on vous dérange ou que vous arrêtez un travail, vous perdez du temps et de l’énergie. Pour gagner du temps, il est important de terminer ce que vous commencez dans la mesure du possible.
Si vous ne pouvez pas finir une tâche, bloquez un créneau horaire dans votre agenda en ligne professionnel pour la reprendre. Apprendre à s’organiser au travail, c’est aussi apprendre à se focaliser sur une seule chose à la fois afin d’être plus performant. Vous pouvez y parvenir en testant la méthode Pomodoro qui consiste à vous concentrer sur une tâche pendant une heure, en la divisant en 4 séquences de 25 minutes. Comment cela fonctionne ? Lancez un minuteur de 25 minutes et travaillez durant cette période. Accordez-vous ensuite une petite pause de 5 minutes. Répétez 3 fois ce cycle de 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. À la fin du dernier cycle de 25 minutes, accordez-vous une pause de 20 minutes. Faites cela autant de fois que nécessaire, jusqu’à ce que vous ayez fini de traiter la tâche en question. Durant ces 25 minutes de travail, restez concentré et faites en sorte que l’on ne vous dérange pas.
Soyez indulgent avec vous-même
Il est important de savoir s’accorder des pauses lorsque l’on travaille, si l’on veut réellement être performant. Levez-vous de temps en temps, faites quelques pas, buvez un verre d’eau et prenez une ou deux grandes respirations. Ces petits gestes permettent d’oxygéner votre cerveau et vous aideront à travailler de manière plus efficace. Prendre un en-cas en fin d’après-midi vous aidera à recharger les batteries et à repartir de plus belle. N’hésitez pas à déléguer certaines tâches. Connaître ses limites, tout comme faire confiance à ses collaborateurs et savoir déléguer efficacement sont des qualités importantes sur lesquelles il faut travailler.
